——淺談加強(qiáng)企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)

摘　要：檔案是企業(yè)的家底，是企業(yè)成長(zhǎng)的見(jiàn)證，是企業(yè)歷史的留存，更是企業(yè)存續(xù)的紐帶。概括而言，檔案是企業(yè)的“生命線”。在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案的傳統(tǒng)管理模式，已無(wú)法適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作的需要；實(shí)施檔案信息數(shù)字化管理，不僅是企業(yè)發(fā)展的客觀要求，同時(shí)也是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案　數(shù)字信息化　企業(yè)發(fā)展　資源管理

1　企業(yè)檔案信息化建沒(méi)可以仃力推動(dòng)氽業(yè)健康發(fā)展

檔案信息化是指在檔案行政管理部門(mén)規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用的活動(dòng)和過(guò)程。

一位著名的經(jīng)濟(jì)學(xué)家，在總結(jié)社會(huì)發(fā)展3個(gè)階段時(shí)指出，“經(jīng)濟(jì)：從農(nóng)業(yè)化到工業(yè)化，再到信息化……”信息，已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必備條件。檔案作為信息的一種載體形式，它記錄和反映了社會(huì)發(fā)展的全過(guò)程，對(duì)社會(huì)發(fā)展有著不可替代的借鑒作用。隨著人們對(duì)檔案信息重要性的認(rèn)識(shí)和依賴(lài)，檔案信息的手工檢索，已無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)時(shí)需求，改變其管理模式，已成為檔案工作之重。在此，以燃?xì)庑袠I(yè)為背景，就卡當(dāng)案信息化建設(shè)，談點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

1．1　檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的見(jiàn)證、發(fā)展方向的指引

在認(rèn)真貫徹科學(xué)發(fā)展觀的今天，重視企業(yè)檔案、充分發(fā)揮企業(yè)檔案的信息資源作用，無(wú)論是對(duì)研究企業(yè)的過(guò)去，正視目前的現(xiàn)狀，還是科學(xué)決策企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，都有著重要的意義。

檔案是企業(yè)的家底，是企業(yè)成長(zhǎng)的見(jiàn)證，是企業(yè)歷史的留存，更是企業(yè)存續(xù)的紐帶。概括而言，檔案是企業(yè)的“生命線”。充分利用和發(fā)揮這些檔案資源作用，不僅是對(duì)企業(yè)歷史的尊重，更是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。為此，提高檔案管理水平和工作效率，檔案信息化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是一項(xiàng)技術(shù)性、安全性、實(shí)用性極強(qiáng)的科學(xué)性手段。不僅能夠使企業(yè)在努力服務(wù)于社會(huì)的同時(shí)，不斷創(chuàng)造自身價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益這兩個(gè)目標(biāo)。

1．1．1利用人事檔案，發(fā)掘人力資源

未來(lái)企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素就是人才，人事檔案，記錄著員工的年齡、學(xué)歷、資歷、專(zhuān)長(zhǎng)、業(yè)績(jī)、身體健康狀況等各項(xiàng)內(nèi)容，反映了員工過(guò)去和現(xiàn)在的諸多信息，是領(lǐng)導(dǎo)使用和發(fā)揮個(gè)人潛能的依據(jù)和參考。無(wú)論什么單位、什么樣的管理，人是起決定因素的。要知人善任必須了解人的基本信息，所以說(shuō)，人事檔案信息是企業(yè)信息管理的重要組成部分。

1．1．2利用工程技術(shù)檔案，為企業(yè)安全運(yùn)營(yíng)管理服務(wù)

以燃?xì)鉃槔撼鞘械陌l(fā)展到處留下了燃?xì)馊说淖阚E，縱橫交錯(cuò)的燃?xì)饩W(wǎng)絡(luò)，造福于全市人民，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。隨著現(xiàn)代化大城市建設(shè)的發(fā)展，燃?xì)馄髽I(yè)將有更大的發(fā)展空間。然而，隨著時(shí)間的推移，前期建成的管網(wǎng)會(huì)逐漸老化，更新設(shè)備和維修改造將是一個(gè)突出的問(wèn)題，安全運(yùn)營(yíng)的矛盾將越來(lái)越突顯，其它地市發(fā)生的重大事故就是一個(gè)強(qiáng)烈的警示。由于前期的工程及人員會(huì)逐漸老化和退休，后任者又不熟悉情況，這就必須利用檔案資源，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段，適時(shí)掌握各個(gè)時(shí)期燃?xì)夤こ淘O(shè)施的建設(shè)情況及使用年限，做到居安思危，提前查修，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。唯有如此，才能確保企業(yè)既快速發(fā)展，義不留隱患，使企業(yè)走出一條健康的可持續(xù)發(fā)展的道路。

事例：某小區(qū)的一幢高層住宅樓內(nèi)，發(fā)生漏氣現(xiàn)象。燃?xì)饩S修人員接到通知后，立即來(lái)到現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)。經(jīng)查找，發(fā)現(xiàn)位于十樓處燃?xì)庋a(bǔ)償器出現(xiàn)裂紋，導(dǎo)致燃?xì)鉂B漏外泄。該小區(qū)住宅樓建成使用年限不長(zhǎng)、且補(bǔ)償器是鋼制材料，怎么會(huì)出現(xiàn)漏氣情況呢?燃?xì)夤ぷ魅藛T迅速來(lái)到檔案部門(mén)，查找該項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收檔案。通過(guò)對(duì)實(shí)施數(shù)字化管理后檔案信息的快速調(diào)閱，很快從歸檔產(chǎn)品合格證等相關(guān)資料中，杏明結(jié)果，使造成漏氣原因迅速得到定性和確認(rèn)，避免了工作上的被動(dòng)，讓用戶(hù)及時(shí)得到合理滿(mǎn)意的答復(fù)，從而極大提高了公司經(jīng)濟(jì)效益和燃?xì)獍踩?wù)質(zhì)量。

1．1．3利用檔案綜合分析，增強(qiáng)決策的科學(xué)性

隨著城市規(guī)劃和建設(shè)的大發(fā)展，企業(yè)更離不開(kāi)科學(xué)的決策，而科學(xué)的決策又建立在對(duì)歷史的總結(jié)上。要利用檔案資源來(lái)進(jìn)行綜合分析，吸取成功做法，避免造成失誤，讓未來(lái)的決策更具科學(xué)性、經(jīng)濟(jì)性、合理性，使企業(yè)的各項(xiàng)工作能夠更加協(xié)調(diào)的發(fā)展，更是需要檔案的現(xiàn)代化管理手段。

1．2　檔案信息數(shù)字化建設(shè)的必要性和必然性

企業(yè)要促進(jìn)發(fā)展，實(shí)施快捷、有效的管理，需要及時(shí)掌握大量的、準(zhǔn)確的信息。有了這些信息，才便于正確決策，制訂計(jì)劃、規(guī)劃。在現(xiàn)代社會(huì)科技發(fā)展中，誰(shuí)掌握了先進(jìn)信息并及時(shí)準(zhǔn)確使用，誰(shuí)就能贏得主動(dòng)。從一定意義上講，把最先進(jìn)的信息正確地運(yùn)用到管理，是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的必要條件。套句時(shí)髦的話(huà)來(lái)說(shuō)，信息是企業(yè)賴(lài)以生存與發(fā)展的命脈。檔案的傳統(tǒng)管理模式，已無(wú)法適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作的需要；實(shí)施檔案信息數(shù)字化管理，不僅是企業(yè)發(fā)展的客觀要求，同時(shí)也是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)，更是為檔案管理的發(fā)展提供了極好平臺(tái)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)，是檔案管理工作的方向，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的最快捷之路。它不僅需要財(cái)力支持、技術(shù)支持，更有待領(lǐng)導(dǎo)與管理者認(rèn)識(shí)水平的提高。使企業(yè)的檔案管理更具科學(xué)性，最大限度和及時(shí)地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

2　基礎(chǔ)管理是加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建沒(méi)的有力保障

2．1　重視基礎(chǔ)設(shè)施，配置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

工欲善其事必先利其器?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是安全有效管理檔案和精確的進(jìn)行檔案數(shù)字化加工的基本保障。如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、縫紉機(jī)等設(shè)備的配置，檔案庫(kù)房是否達(dá)到“八防”要求等等，從基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備上保障檔案的管理與安全。

2．2　健全各項(xiàng)制度，保證檔案管理有規(guī)可循

企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在強(qiáng)化制度、規(guī)范管理中，應(yīng)把檔案工作制度作為重要內(nèi)容之一，及時(shí)制訂和完善檔案管理有關(guān)制度。使修訂后的檔案工作制度，能夠更進(jìn)一步地貼近檔案工作實(shí)際，從而做到“有規(guī)可循，有章可依，分工負(fù)責(zé)，職責(zé)明確”。

2．3　加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員綜合素質(zhì)

企業(yè)內(nèi)部基層工作人員是檔案管理和梢案信息數(shù)字化的直接參與者，為全面提升檔案業(yè)務(wù)水平和管理能力，企業(yè)應(yīng)專(zhuān)門(mén)組織專(zhuān)兼職檔案人員和分管領(lǐng)導(dǎo)參加檔案知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)人員素養(yǎng)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提高管理水平和辦事效率。同時(shí)，可以采取套、看、問(wèn)等方式，對(duì)所屬基層單位檔案工作存在問(wèn)題，作針對(duì)性的指導(dǎo)，為檔案信息數(shù)字化管理培養(yǎng)合格的檔案管理人員。

2．4　引入先進(jìn)理念，為檔案信息數(shù)字化建設(shè)立項(xiàng)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以面向未來(lái)的思維模式對(duì)待檔案工作，適時(shí)制汀檔案信息數(shù)字化建設(shè)方案，并針對(duì)方案的可行性、安全性組織考察、研究和論證。為確保工程質(zhì)量，項(xiàng)目確立后，組織實(shí)施項(xiàng)目招投標(biāo)，優(yōu)選加工單位，同時(shí)，做好資金保障工作。

3　優(yōu)化資源，是確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本保障

3．1　集思廣益，強(qiáng)化各類(lèi)文件材料及時(shí)歸檔工作

為保證數(shù)字化管理后，檔案信息的齊全、完整、準(zhǔn)確，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)重視歸檔義件的齊全、完整程度，須在企業(yè)內(nèi)部做好全面清理與集中收集工作，為實(shí)行數(shù)字化加工提供信息源保障。

3．2　統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體集中統(tǒng)一管理

以“資源整合、集中管理”為原則，快速實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，這既節(jié)約人力和物力，更有利于開(kāi)發(fā)利用，是檔案從原始管理模式，邁入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)管理的一項(xiàng)重要舉措。

3．3　結(jié)合實(shí)際，完善檔案分類(lèi)方案

以國(guó)家與行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)為框架，結(jié)合本企業(yè)檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，從符合數(shù)字化管理的實(shí)際需要出發(fā)，進(jìn)行合理有序的分級(jí)分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)檔案管理相對(duì)集中，使查找更加快捷、準(zhǔn)確。完善后的檔案分類(lèi)方案，有利于檔案信息數(shù)字化軟件設(shè)計(jì)。

4　科學(xué)管理是充分發(fā)揮及全面提高氽業(yè)檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)和質(zhì)最的仃力保證

4．1　精心設(shè)計(jì)，軟件性能達(dá)到預(yù)定目標(biāo)

嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理的規(guī)范與格式，從企業(yè)管理檔案的內(nèi)容和實(shí)際需要出發(fā)，設(shè)計(jì)建立檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)基本具備以下優(yōu)勢(shì)：先進(jìn)性、安全性、經(jīng)濟(jì)性、可靠性、開(kāi)放性、可擴(kuò)展性、可管理性、規(guī)范性。

4．2　耐心細(xì)致，做好檔案數(shù)字化加工前處理工作

按照完善后的檔案分類(lèi)方案，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理。過(guò)去已整理歸檔、有規(guī)可循、有目可查的檔案，可根據(jù)需要略作調(diào)整；對(duì)新形成的文件材料，按照規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)整理；對(duì)補(bǔ)充收集的歷年遺漏文件，須在剔除重復(fù)件、確定類(lèi)屬后，按成文時(shí)間，做好插卷或直接歸入該類(lèi)屬之后。

數(shù)字化實(shí)行過(guò)程中，需要對(duì)各類(lèi)檔案逐卷、逐件、逐頁(yè)檢查，凡缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)號(hào)、重號(hào)等，均及時(shí)糾正。不合規(guī)范的頁(yè)面進(jìn)行必要的修裱，為保障檔案信息數(shù)寧化加工質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4．3　界定檔案掃描范圍，節(jié)省儲(chǔ)存空間

為能夠更加快捷、準(zhǔn)確地提供有價(jià)值的檔案信息，應(yīng)結(jié)合企業(yè)以往檔案使用頻率高低等實(shí)際狀況，通過(guò)對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行價(jià)值界定，來(lái)界定檔案掃描范圍，使檔案價(jià)值作用能夠得到充分發(fā)揮，這不僅緩解檔案系統(tǒng)存儲(chǔ)壓力，同時(shí)降低加工成本，檔案系統(tǒng)利用也更加方便、快捷。

4．4　群策群力，數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目成功運(yùn)行

檔案信息數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目，從考察、調(diào)研，到項(xiàng)目確定；從招投標(biāo)，到項(xiàng)目實(shí)施；從軟件設(shè)計(jì)，到硬件配置；從檔案資源整合，到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)；從檔案前處理，到數(shù)字化掃描加工……最后通過(guò)成功運(yùn)行后的使用證明，有了檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員可根據(jù)工作需要，隨時(shí)在終端上查到需要的信息，且速度快、信息準(zhǔn)確，再也無(wú)須到檔案部門(mén)翻閱實(shí)體檔案，省時(shí)省力；同時(shí)避免圖紙文件等原件遭受磨損，延長(zhǎng)檔案的保管壽命。

本文作者：張靜

作者單位：合肥燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司