燃?xì)夤こ虣n案歸檔審核要點與規(guī)范管理

摘 要

摘要：闡述了燃?xì)夤こ虣n案的主要內(nèi)容，探討了歸檔審核的要點與燃?xì)夤こ虣n案的規(guī)范管理。關(guān)鍵詞：燃?xì)庑畔⒒?；燃?xì)夤こ虣n案；歸檔審核；規(guī)范管理Archiving Examination Key Points and S
摘要：闡述了燃?xì)夤こ虣n案的主要內(nèi)容，探討了歸檔審核的要點與燃?xì)夤こ虣n案的規(guī)范管理。
關(guān)鍵詞：燃?xì)庑畔⒒蝗細(xì)夤こ虣n案；歸檔審核；規(guī)范管理
Archiving Examination Key Points and Standard Management of Gas Project Dossiers
XU Min
Abstract：The main contents of gas project dossiers are expounded，and the archiving examination key points and standard management of gas project dossiers are discussed．
Key words：gas informatization；gas project dossiers；archiving examination；standard management
    在燃?xì)饨?jīng)營企業(yè)的檔案管理中，工程檔案管理是普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)，是難點也是關(guān)鍵點。只有牢牢把握住審核要點，堅持科學(xué)管理原則，積極主動地應(yīng)對各種問題，才能真正提高燃?xì)夤こ虣n案的管理水平[1～5]。
1 燃?xì)夤こ涛募牧系闹饕獌?nèi)容
    燃?xì)夤こ涛募牧现饕ㄊ┕み^程材料、質(zhì)量保證材料、工程驗收材料、竣工圖等方面的內(nèi)容。根據(jù)CJJ 33—2005《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀炇找?guī)范》，燃?xì)夤こ涛募牧贤ǔ０ǎ?/span>
    工程依據(jù)材料、交工技術(shù)材料、檢驗合格記錄。工程文件材料應(yīng)能夠很好地反映出一個單項工程質(zhì)量和數(shù)量的具體情況。施工過程的各種工藝參數(shù)是工程質(zhì)量的反映，是工程質(zhì)量的法律憑證。各種工程材料和設(shè)備的使用數(shù)量記錄，則是工程結(jié)算的依據(jù)。完整規(guī)范的竣工文件對工程投入使用后的運行管理、維修、擴建、改建等都有重要作用。
2 燃?xì)夤こ涛募牧蠚w檔審核的要點
   ① 審核關(guān)鍵文件材料是否為原件
    竣工文件的原件是工程實施過程中重要的原始憑證，必須按規(guī)定歸檔。部分建設(shè)項目歸檔時往往會出現(xiàn)一些復(fù)印文件，一旦歸檔，將不利于檔案的長期保存，也會給今后的利用造成不必要的麻煩與損失。因此，有關(guān)技術(shù)人員和檔案人員應(yīng)該重點檢查，最大程度地杜絕復(fù)印件歸檔。
    ② 審核文件的簽名、蓋章是否完備
    在建設(shè)工程文件材料中簽名、蓋章手續(xù)非常重要。我國實行建設(shè)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制，文件材料中的簽名與蓋章意味著參與工程建設(shè)的單位和個人對工程質(zhì)量的責(zé)任。簽名、蓋章手續(xù)是否完備，影響著工程文件的合法性和有效性。在工程建設(shè)活動中形成的各種試驗記錄、施工文件、前期文件、監(jiān)理文件以及往來文件，如出現(xiàn)漏簽名、漏蓋章現(xiàn)象，應(yīng)該要求其補簽名、補蓋章，絕對不允許代簽名。
    ③ 審核文件材料內(nèi)容是否填寫完整
    施工技術(shù)文件中的內(nèi)容直接反映了工程建設(shè)的實際情況，是評定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。由于施工技術(shù)人員的檔案意識不強，往往會造成施工技術(shù)文件的內(nèi)容填寫不完整，無法反映工程施工過程的詳細(xì)情況。如在原材料試驗記錄中，只填寫試驗數(shù)據(jù)，沒有結(jié)論性意見；施工文件中只有施工單位的申報意見，沒有監(jiān)理單位的審核意見；竣工文件中缺少監(jiān)理單位的意見等等。因此，針對內(nèi)容填寫不完整的文件，施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場實際情況重新核對，補充完整。
   ④ 審核文件材料中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象
   工程建設(shè)中，施工文件的數(shù)據(jù)、工程量會根據(jù)工程建設(shè)情況的變化而相應(yīng)變更，技術(shù)人員對文件中數(shù)據(jù)進(jìn)行更改時，會出現(xiàn)使用涂改液進(jìn)行涂改或用刀片進(jìn)行刮改等現(xiàn)象，有時，一些文件材料的數(shù)據(jù)雖然沒有發(fā)生變化，也會因技術(shù)人員的粗心大意而出現(xiàn)誤改現(xiàn)象，這些現(xiàn)象的發(fā)生，都會影響檔案日后的利用。因此，應(yīng)該由技術(shù)人員對更改的數(shù)據(jù)進(jìn)行蓋章確認(rèn)，以保證文件材料中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、有效性。
   ⑤ 審核文件材料是否存在不耐久字跡
   文件材料編制過程中，由于擬稿人員、技術(shù)人員的隨意行為，歸檔文件材料用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等不耐久材料書寫，這些不耐久字跡會隨著時間的推移而褪色，不利于文件材料的長期保存。因此，歸檔的文件材料應(yīng)該使用碳素墨水等耐久材料書寫，一旦發(fā)現(xiàn)存在不耐久字跡，應(yīng)該及時采取補救措施，有條件的必須更改為耐久性材料書寫；無法更改的可采用復(fù)印件加蓋印章的辦法，存檔時復(fù)印件在前，原件在后，一并存檔。
   ⑥ 審核竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求
   建設(shè)工程的竣工圖是建筑物、構(gòu)筑物或管線工程施工結(jié)果在圖紙上的反映，是真實的原始記錄，也是工程竣工驗收以及今后維護(hù)、改擴建的重要依據(jù)。
   在竣工圖的編制過程中，往往存在著不符合規(guī)范要求的現(xiàn)象，使得竣工圖無法真實地反映工程建設(shè)的實際情況。主要表現(xiàn)為：圖紙沒有按實際變更單更改或更改不到位；更改符號、說明不符合標(biāo)準(zhǔn)要求；沒有加蓋竣工圖章、竣工圖章不符合要求或內(nèi)容填寫不完整等等。
    因此，竣工圖必須按照國家有關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行編制，對沒有變動的施工圖，須由施工單位在原施工圖上加蓋“竣工圖”章，并在“變更情況”一欄填寫“無變更”字樣；對一般性設(shè)計變更，能在原施工圖加以修改補充作為竣工圖時(更改量不超過圖紙的35%)，可不重新繪制，由施工單位在原施工圖上注明修改、補充、變更依據(jù)，附設(shè)計變更通知單，作為竣工圖。在“竣工圖”章有關(guān)欄目中填寫“變更×處”字樣；對結(jié)構(gòu)形式存在重大改變(更改部分超過圖紙的35%)，不宜在原施工圖上修改、補充時，施工單位必須重新繪制竣工圖，在新圖上加蓋“竣工圖”章作為竣工圖。
    技術(shù)人員要認(rèn)真核對、審查，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，真實、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范地反映工程竣工驗收通過時的工程實際情況。
    ⑦ 審核文件材料用紙格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求
    按照國家規(guī)定，文件材料用紙規(guī)格統(tǒng)一為A4或16K，圖紙格式一律為A4(297mm×210mm)，
采用“手風(fēng)琴”式，折疊成A4幅面，標(biāo)題欄外露(右下角)。合格證等小幅材料統(tǒng)一用A4紙托裱。
   ⑧ 審核文件材料是否齊全完整
   首先，歸檔文件材料是否齊全完整應(yīng)當(dāng)由部門或項目負(fù)責(zé)人予以審定，應(yīng)確保建設(shè)工程的文件材料能夠完整、系統(tǒng)、真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動全過程。其次，還應(yīng)注意音像材料的收集，其歸檔內(nèi)容應(yīng)包括從建設(shè)項目的提出到竣工投產(chǎn)、交付使用全過程中形成的有價值的音像素材，素材應(yīng)拍攝規(guī)范、畫面清晰、主體突出、畫像穩(wěn)定、音質(zhì)良好，并收集一份建設(shè)工程文字簡介。第三，建設(shè)工程形成的電子文件也要與紙質(zhì)文件一起歸檔，歸檔時應(yīng)審核載體有無病毒、劃痕，電子文件儲存介質(zhì)是否符合歸檔要求，電子文件儲存介質(zhì)和軟、硬件平臺技術(shù)條件是否一致。
3 燃?xì)夤こ涛募牧系囊?guī)范管理
    ① 完善制度，明確職責(zé)，對檔案形成全過程有序有效管理。
    建設(shè)單位應(yīng)在開工伊始就制定燃?xì)夤こ涛募牧系臍w檔范圍、歸檔職責(zé)和管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位的職責(zé)；堅持實行竣工文件編制工作“三同步”管理原則：工程開工與文件材料收集同步，工程施工過程與竣工文件形成同步，工程完工與竣工文件驗收同步；重點監(jiān)控施工過程中文件材料的形成，只有對施工各個階段的材料進(jìn)行有序管理，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，保證整個工程竣工文件及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、真實、完整，竣工圖與實物相符。
    ② 提高認(rèn)識，加強培訓(xùn)，保證建檔工作順利進(jìn)行。
    目前，建設(shè)項目均實行項目法人責(zé)任制的管理方式，施工單位的項目法人不僅要對施工項目負(fù)責(zé)，也應(yīng)對整個工程項目竣工文件負(fù)責(zé)。為使文件材料的編審與工程建設(shè)同步進(jìn)行，項目法人應(yīng)充分認(rèn)識檔案工作的重要性，將文件材料的編審納入工程建設(shè)的一部分，從開工伊始就設(shè)立專職人員，負(fù)責(zé)材料的收集、整理和歸檔管理工作；加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)，不斷提高竣工文件編制人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力，并制定配套的管理制度和獎懲辦法，以保證建檔工作的順利進(jìn)行。
    ③ 加強溝通，及時跟進(jìn)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與工程建設(shè)項目同步進(jìn)行。
    檔案人員要多和工程管理部門聯(lián)系，及時掌握工程項目的建設(shè)進(jìn)度，做到心中有數(shù)，及時跟進(jìn)，現(xiàn)場指導(dǎo)建檔工作，當(dāng)施工單位遇到檔案業(yè)務(wù)難題時，能及時指導(dǎo)到位，避免出現(xiàn)“馬后炮”現(xiàn)象，避免施工單位反復(fù)整理檔案。我集團(tuán)的做法是：制定了《燃?xì)夤こ虤w檔須知》，分發(fā)給施工單位?！度?xì)夤こ虤w檔須知》中，對文件材料的起草、書寫要求和制成材料，作了詳細(xì)的要求；對中低壓管道、調(diào)壓站、庭院管道、零散用戶安裝等不同屬性的工程，明確了具體的歸檔范圍，并要求在每一類中依據(jù)施工過程排列文件材料，使施工單位的歸檔工作更具操作性，提高了施工單位的檔案意識和案卷質(zhì)量。
    ④ 健全機制，嚴(yán)格把關(guān)，確保燃?xì)夤こ虣n案及時完整準(zhǔn)確歸檔。
    在竣工驗收之初，建設(shè)單位、監(jiān)理單位首先要嚴(yán)格把好審查驗收關(guān)，對各施工單位編制的竣工圖、文字材料、竣工報告等進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和設(shè)計變更的落實情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字材料是否完整、準(zhǔn)確，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。建設(shè)單位通過現(xiàn)場簽證、竣工簽證等方法，集中檢查原始材料的整理情況，符合規(guī)定才能結(jié)算工程量，這樣有力地促進(jìn)了竣工文件的齊全性和規(guī)范性。在竣工驗收階段，檔案部門和工程項目管理部門要密切配合，嚴(yán)格審查，確?？⒐の募恼鎸嵭院蜏?zhǔn)確性，使竣工文件在工程決算時發(fā)揮憑證作用。
    為了保證竣工文件及時、完整歸檔，我集團(tuán)印發(fā)紅頭文件明確規(guī)定：文件材料審核合格后，由檔案部門出具檔案接收證明單，施工單位憑檔案接收證明單才能到財務(wù)管理中心辦理工程結(jié)算手續(xù)。這樣有力地保證了燃?xì)夤こ虣n案的及時、完整、準(zhǔn)確歸檔。
4 結(jié)語
    燃?xì)夤こ虣n案的規(guī)范管理是建立在高質(zhì)量的施工過程基礎(chǔ)上、涉及到各個部門的一項復(fù)雜工作。要保證燃?xì)夤こ虣n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全、真實地記錄和反映施工和竣工驗收的全過程，就必須加強企業(yè)基礎(chǔ)管理和各技術(shù)部門的協(xié)同管理；不斷加強建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的有效管理，提高工程技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心，這樣才能保證燃?xì)夤こ虣n案的規(guī)范管理。
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(本文作者：徐敏 青島泰能燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 山東青島 266071)